O SMOCE (Sistema de Matriculas Online para Cursos Extracurriculares) foi desenvolvido e integrado a área restrita com o intuito de captar e alterar matriculas em cursos extracurriculares.

Como qualquer outra tela da área restrita o SMOCE deve ser liberado através do gerenciador de permissões da área restrita pelo WebAthena, vide manual (WebAthena – Permissões menu área restrita)

O modulo cadastral de cursos se localiza no Athena.

Athena – Cadastro dos cursos

Antes de qualquer outra tarefa é necessário realizar o cadastro dos cursos que serão disponibilizados para os pais na área restrita, para isso é necessário acessar a tela responsável por esse cadastro no Athena através do menu Cursos → Cursos WEB.

Visão geral da tela:

1 – Ano referência do curso;

2 – Nome do curso;

3 – Plano financeiro vinculado ao curso;

4 – Período que o curso ocorre;

A sistema de cursos extra da área restrita nunca exibe os cursos que ocorrem no mesmo período que aluno estuda. Exemplo: Se o aluno estuda a tarde o sistema só exibe os cursos cadastrado para o período da manhã.

5 – Grupo de vagas;

Vide a seção Grupo de vagas.

6 – Tipo do curso;

Tipo de curso: Rotina ou comum.

Comum é todo curso extra comum.

Rotina é todo curso extra complementa, exemplo: Almoço, lanche, transporte e etc.

No sistema de cursos extras da área restrita cada tipo de curso aparece em uma página diferente.

7 – Categoria do curso;

A categoria do curso serve apenas para facilitar a busca do curso para o responsável.

Exemplo: O curso futebol, basquete e vôlei estão na categoria esportes, dessa forma o pai pode filtrar na área restrita somente cursos da categoria esporte.

O cadastro de categorias pode ser realizada acessando a aba “Categorias”:

8 – Regime do curso

Filtro para informar se o curso deve ser exibido somente para alunos que participam do período integral no colégio ou alunos que participam de um período comum(Manhã, tarde ou noite).

9 e 10 – Abrangência pedagógica do curso;

A abrangência pedagógica define qual faixa pedagógica pode se cadastrar no curso.

Exemplo: Se um curso está cadastrado do 5º ao 9º Ano do ensino fundamental, somente o fundamental II poderá solicitar matricula para esse curso.

11 – Data de início do curso;

12 – Data de término do curso;

Quando um curso atinge sua data final cadastrada o mesmo passa a não ser mais exibido.

13 – Quantidade de vagas;

Quando um curso atinge seu limite de vagas o sistema continua a exibir o mesmo, porem com uma mensagem indicando que o curso não possui vagas, para que o responsável possa solicitar o curso e o administrador do sistema deixe a solicitação em lista de espera.

14 – Local da realização do curso;

15 – Curso exclusivo;

Um curso deve ser marcado como exclusivo quando somente um determinado grupo de alunos possa solicitar matricula para o mesmo.

16 – Verifica horário;

Indica se o sistema permite que seja solicitado matricula para o curso mesmo que exista outro curso ocorrendo dentro da mesma faixa de horário.

17 – Exibe valor;

Indica se o sistema deve exibir ou não o valor cadastrado para o curso.

18 – Filtro;

Campo de busca para filtrar o curso.

19 – Lista de cursos;

20 – Grade horária do curso;

21 – Professores que lecionam o curso;

22 – Lista de alunos exclusivos.

Grupo de vagas:

O grupo de vagas foi criado com o intuito de compartilhar vagas entre cursos;

Exemplo:

O curso de “Violão 1” do 1º Ano ao 3º Ano possui cadastrado 5 vagas.

O curso de “Violão 2” do 4º Ano ao 6º Ano possui cadastrado 7 vagas. 

O curso de “Violão 3” do 7º Ano ao 9º Ano possui cadastrado 10 vagas.

O grupo “Musical” possui cadastrado 20 vagas.

Cada matricula realizada em um desses cursos subtrai a quantidade de vagas disponíveis no grupo.

Nesse macro escopo podemos assumir a seguinte premissa  o curso “Violão 1” possui 5 vagas disponíveis caso o grupo ainda possua 5 vagas disponíveis.

O curso de “Violão 1” e “Violão 2” tiveram todas as suas vagas disponíveis preenchidas, dessa forma as vagas disponíveis para o grupo “Musical” totalizariam 8 vagas. Sendo assim o curso “Violão 3” só teria 8 vagas disponíveis.

O cadastro dos grupos de vagas pode ser realizado acessando a aba “Grupos”.

Geração de chave autenticadora

O fluxo desse processo inicia-se com a geração da chave autenticadora que deve ser gerada por vocês através do WebAthena pela mesma tela onde é gerada a chave da rematrícula online:

Caminho da tela pelo WebAthena:

Acadêmico → Escolar – Secretaria → Processo de Matrícula

A tela acima possui o filtro Tipo do processo que deve ser usado para escolher se as informações a serem exibidas se referem ao processo de matricula ou ao curso extra, nesse caso deve-se escolher a opção Curso extra e clicar no botão Listar. Feito isso, uma lista de alunos será exibida, a coluna situação da tabela possui os seguintes valores possíveis:

PROCESSO GERADO – Situação que indica que o aluno já possui chave autenticadora gerada

NÃO GERADO – Situação que indica que aluno ainda não possui chave autenticadora gerada.

Para gerar a chave autenticadora para um aluno que ainda não a possua clique sobre o nome do mesmo e a seguinte tela será exibida:

Clique no botão Gerar chave e a seguinte mensagem será exibida indicando que a chave foi gerada:

Para consultar a chave que foi gerada, basta clicar sobre o nome do aluno desejado, nesse caso a aluna Marina:

Para enviar a chave autenticadora para o responsável financeiro do aluno, basta clicar no botão Reenviar chave ilustrado na imagem acima.

Conhecendo o SMOCE na área restrita

O SMOCE na área restrita possui as seguintes funcionalidades telas cada uma com suas respectivas funcionalidades:

– Curso extra – autenticação

Ao clicar no item 1 marcado na imagem acima o responsável entrará nessa tela que exige que o mesmo informe sua chave autenticadora. O item 2 é um espaço reservado para adicionar algum conteúdo através dos conteúdos genéricos do WebAthena.

– Curso extra – Histórico

Esse é o histórico de solicitações que o responsável pode visualizar, imprimir contrato por requisições (cada requisição possui seu próprio protocolo, contrato e solicitações) ou imprimir um contrato geral com todas as solicitações. Essa página só será exibida caso já exista alguma solicitação para o aluno.

– Curso extra – Cursos

Nessa tela é possível que o responsável solicite matricula ou cancelamento para um ou mais cursos, tendo também a possibilidade de aplicar filtros aos cursos disponíveis para facilitar a busca e visualização dos mesmos.

– Curso extra – Rotinas

Rotinas são atividades não enquadradas na categoria cursos extracurriculares, como almoço, lanche, transporte e etc.

As rotinas dependem da seleção dos cursos, ou seja, para aparecer a rotina Lanche de quarta-feira às 10h00m é necessário que exista ao menos um curso que ocorra nesse período de data e horário.

– Curso extra – Confirmação

Essa tela exibe as solicitações de matricula e cancelamento selecionadas nas telas anteriores.

Para as solicitações de cancelamento é necessário informar a data de cancelamento e a justificativa para o cancelamento.

Para finalizar o processo é necessário confirmar os termos do contrato que podem ser lidos clicando no link visualizar contrato.

– Curso extra – Conclusão

Ao finalizar o processo a tela acima é exibida e um e-mail é enviado para o responsável:

Aprovando ou não solicitações de matricula

No WebAthena é possível gerenciar as solicitações de matricula enviadas pelos responsáveis, alterando seus status entre: Matriculado, Cancelado e Lista de Espera, sendo que os dois primeiros podem ser agendados.

Ao aprovar as solicitações automaticamente é enviado um e-mail para os responsáveis afetados pela aprovação contendo o ultimo status para cada curso.

Ainda é possível gerar o contrato de cada requisição e reenviar o e-mail de aprovação.

Importante:Os textos desse processo devem ser modificados nos conteúdos genéricos do WebAthena, pois os textos que estão atualmente cadastrados são fictícios e somente para testes.