PrimerBiz – Roteiro Inicial

  Manuais, PrimerBiz

Primeiro Acesso

Caso esse seja seu primeiro acesso, você deve ter recebido um e-mail com o seu endereço para acesso ao sistema, um usuário e uma senha. Esse usuário, será o administrador do sistema.

Ao usuário administrador permite o acesso a todos os módulos do sistema e possui todas as permissões de uso e trabalho. Portanto, este é um usuário fundamental no cadastramento, gerenciamento de acessos e permissões de todos os usuários.

O passo seguinte é alterar a senha do usuário administrador.

Para tal procedimento e, para acessar o roteiro das instruções, clique na palavra sublinhada que se segue: senha

Sempre que necessário, para o acesso às orientações neste roteiro para utilização do PrimerBiz, clique na palavra evidenciada.

I – Cadastros Iniciais: Usuários, Perfil e Permissões

O segundo passo é iniciar o cadastramento das pessoas que irão utilizar e operar o PrimerBiz, os módulos que serão acessados e respectivos privilégios de uso.

Para estas ações, clique nas palavras evidenciadas:

Usuário, perfil, e permissões 

Ao escolher a opção usuário será visualizada a tela específica e a frase evidenciada e em destaque: Precisa de ajuda com essa tela?

Se desejar acessar as orientações para o uso deste módulo, clique na frase evidenciada. Ela estará presente na maioria dos módulos do PrimerBiz.

II – Cadastrando Produtos

Após o Primeiro Acesso e a Etapa I Cadastros Iniciais, os produtos devem ser cadastrados e, para tanto, devem ser cadastradas, inicialmente, as informações a seguir:

III – Cadastrando Empresas, Fornecedores, Clientes e demais

Este cadastramento deverá ser iniciado pelas empresas, seguido do cadastramento de transportadoras, representantes, fornecedores, classificação fiscal, clientes, cfop, formas de pagamento, e condições de pagamento.

IV – Cadastrando Produtos

Após estas etapas I, II e III, os produtos devem ser cadastrados e, inicialmente, devem ser cadastradas as informações sala de estoque, fator de entrada, grupos e subgrupos.

Como os produtos devem estar relacionados com os devidos tributos, é extremamente útil já providenciar o cadastramento desses tributos, como ICMS, IPI, PIS, COFINS. Também, os tributos específicos para cada estado (UF). Deve-se, ainda, cadastrar as CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações). Esta é uma etapa trabalhosa, porém, extremamente útil para as emissões das notas fiscais, pois agiliza, em muito, o processo de faturamento e a emissão dos pedidos de venda. Estas informações podem ser incluídas gradativamente conforme as necessidades operacionais.

Lembramos que os tributos estão relacionados com o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul).

Para cadastramento dos tributos, acesse CFOP e Classificação Fiscal.

Com as informações dos cadastros acima já consistidas, o produto, propriamente dito, pode ser cadastrado (NCM, tipo, descrição, unidade, etc.).

V – Pedido de Venda

Uma vez cadastradas as informações dos itens anteriores, o Pedido de Venda está apto de ser utilizado para opção venda e condições de pagamento.

Importante: é necessário a elaboração do inventário físico para a definição da posição inicial do estoque. Este inventário é lançado através da movimentação de produto.

VI – Emissão da NFe

Com o pedido de venda lançado e aprovado, a emissão da nota fiscal pode ser realizada.

Para a aprovação do pedido de venda, após Pesquisar Pedidos, localize o pedido em questão. Para sua aprovação, localize-o na coluna Ações do Pedido e clique no botão Aprovar Pedido.

Com o pedido de venda lançado e aprovado, após Pesquisar Pedidos, localize o pedido em questão. Para a emissão da nota fiscal, localize a coluna Ações da Nota Fiscal e clique no botão Faturar Nota Fiscal.

Normalmente, na emissão da NFe, são geradas as informações dos títulos a receber.

O sistema gera esses títulos e, automaticamente, registra os mesmos no contas a receber.

Importante: além do certificado digital já estar disponibilizado, todas as informações anteriores, também devem estar consistidas e cadastradas, pois fazem parte do pedido de venda.

VII – Contas a Receber

As informações financeiras são essenciais para o fluxo a receber da empresa. Para as ações de recebimento dos títulos, as informações nos cadastros de centro de custos, plano de contas,  conta corrente, histórico bancário, já devem estar cadastradas e consistidas.

VIII – Gerando a Cobrança Bancária

Após os lançamentos dos títulos no contas a receber, as cobranças bancárias (boletos) devem ser geradas. Para tanto, escolhe-se a cobrança e o banco e, manualmente, gera-se um boleto bancário, em seguida, gera-se o arquivo remessa para ser enviado ao banco. Diariamente é feito o retorno dos arquivos de cobrança do banco especificado com a conta corrente atualizada.

IX – Contas a Pagar

Junto com o fluxo a receber, o fluxo a pagar é uma das ferramentas fundamentais para as ações financeiras.

De modo semelhante aos cadastros do contas a receber, as informações de cadastramento dos demais cadastros (centro de custos, conta corrente, histórico bancário, etc.) já devem estar consistidas.

X – Conta Corrente, Extrato Bancário e Movimentação Bancária

Ao liquidar um título a receber ou a pagar, manual ou automaticamente, o valor movimentado é lançado conforme a operação débito ou crédito na conta bancária designada para receber esta movimentação, através da movimentação bancária.

Desse modo, o sistema apresentará o extrato bancário com duas visualizações possíveis, o da empresa e o extrato da instituição bancária. Por meio da conciliação bancária, o resultado do saldo bancário será coincidente entre as contas Empresa e Banco.

XI – Compras

Este módulo gera o pedido de compra dos produtos. O lançamento é simples e utiliza, praticamente, todas as informações já cadastradas e consistidas anteriormente.

Uma vez recebida, conferida e liberada a NFe (danfe e .xml) correspondente à essa compra, os valores financeiros e quantidades especificadas são, automaticamente, lançados como entrada na movimentação de produto e na movimentação do contas a pagar.

XII – Produção – Ficha Técnica

O módulo de produção é o responsável pela disponibilização do produto acabado no estoque para a venda. Após consistidas as informações dos produtos, como matéria prima, material de embalagem, etc., o passo seguinte é cadastrar tipo de recurso, especificações e, somente após, deve-se proceder o cadastramento da ficha técnica ou fórmula ou, ainda, descritiva do produto.

XIII – Ordens de Produção

A emissão das ordens de produção requer o cadastramento prévio das informações de: centro de trabalho, recursos, manutenção, pausa e defeito. Com todas essas informações cadastradas e consistidas, pode-se, então, emitir uma ordem de produção.

A ordem de produção, ao ser finalizada, fará a movimentação de entrada dos produtos para a devida atualização do saldo em estoque.