Bem-vindo ao Sistema de Gestão ERP PrimerBiz!­

Elaboramos um roteiro inicial com o objetivo de orientar e facilitar a utilização do sistema, propondo a sequência ideal dos processos e cadastramentos iniciais.

Sugerimos sua leitura completa, antes de iniciar sua navegação no sistema PrimerBiz.

PRIMEIRO ACESSO – Cadastramento de senha / usuário administrador

Como seu primeiro acesso, você já recebeu da nossa central em seu e-mail os dados sobre link e/ou endereço de acesso ao sistema, nome de usuário e senha provisória. Se não recebeu, por favor, verifique sua caixa Spam, ou, entre em contato com a nossa central pelo tel. (11)5641-5243, ramais 213 ou 214.

Ao usuário administrador, é permitido o acesso a todos os módulos do sistema, além de possuir todas as permissões de uso e trabalho. Portanto, este é um usuário fundamental, responsável pelo cadastramento, gerenciamento de acessos e permissões de todos os outros usuários do sistema na empresa. O passo seguinte é alterar a senha provisória do usuário administrador, por uma nova, exclusiva e confidencial. Para a criação de nova senha para o usuário administrador clique aqui.

Uma vez definida sua nova senha como usuário Administrador, é fundamental a leitura dos itens a seguir. Eles lhe fornecerão uma sequência de passos iniciais importantes de cadastramentos, permissões, processos e orientações.

Etapa 1 – Cadastros Iniciais: Usuários, Perfil e Permissões

Como próximo passo, devemos realizar o cadastramento dos demais Usuários / Pessoas que irão utilizar e operar o sistema PrimerBiz, os módulos que serão acessados e respectivos privilégios de uso.

Para definir esses perfis, basta clicar nas palavras correspondentes evidenciadas a seguir: Usuário, perfil, e permissões . Ao escolher a opção usuário, será apresentada na área superior da tela a frase padrão de ajuda: “Precisa de ajuda com essa tela?” Trata-se de um link que o redirecionará ao respectivo capítulo dentro do manual para dirimir dúvidas e verificar as orientações sobre determinada funcionalidade do sistema. O mesmo procederá em todas as demais telas / funcionalidades do sistema PrimerBiz. Ou seja, sempre que surgirem dúvidas em alguma tela, você poderá acessar o respectivo capítulo no Manual PrimerBiz em “Precisa de alguma ajuda com esta tela?”. Veja onde, conforme evidenciado em vermelho na tela abaixo. Ela estará presente na maioria dos módulos do PrimerBiz.

Etapa 2 – Cadastrando Empresas, Fornecedores, Clientes e demais

Após o Primeiro Acesso e a Etapa 1 – Cadastros Iniciais, os demais dados e informações devem ser cadastrados. Estes cadastramentos deverão ser iniciados pelas empresas, seguido do cadastramento de serviços, contratos, transportadoras, representantes, fornecedores, classificação fiscal, clientes, cfop, formas de pagamento, e condições de pagamento, etc.

Etapa 3 – Cadastrando Contratos de Prestação de Serviços

O sistema de gestão ERP PrimerBiz contempla o cadastramento dos contratos de prestação de serviços, agilizando a emissão de notas fiscais de serviços por meio de integração com grande parte das Prefeituras Municipais, eliminando a necessidade de gerar arquivos (como o de RPS) e, posterior análise das informações enviadas, permitindo um controle simples e direto dos seus destinatários e os serviços a serem prestados. Antes de cadastrar um contrato de prestação de serviços, devem ser cadastrados os serviços que a empresa oferece. Para tanto, acesse a opção Cadastro de Serviços. Esta rotina armazena as informações essenciais para a emissão das NFe, como por exemplo: CNAE, descrição, descrição para faturamento, código da NFe na prefeitura, etc. Lembrando que os campos assinalados por * são de preenchimento obrigatório. Clique no link a seguir para acessar a funcionalidade de cadastramento dos Contratos de Prestação de Serviços. Após completar as informações obrigatórias e necessárias, a aba Serviços estará disponibilizada para receber dados do serviço, valor correspondente, etc. Uma outra aba, Documentos, também estará disponibilizada, permitindo serem realizados uploads dos arquivos importantes, como minutas, contratos, aditamentos, etc.

Etapa 4 – Emissão da NFe de Serviço

Uma vez cadastrados os Serviços e os Contratos (Etapa 3), seguimos para a emissão da NFe que pode ser acessada pela opção Emissão de Notas de Serviço. Um modo rápido e simples, é selecionar o serviço a ser faturado, escolher a competência da nota emitida e pressionar o botão Pesquisar. Serão apresentados os serviços a serem faturados, bastando selecioná-los e pressionar o botão Emitir Nota em Lote.

Etapa 5 – Contas a Receber

As informações financeiras são essenciais para o fluxo a receber da empresa. Para as ações de recebimento dos títulos, as informações nos cadastros de centro de custos, plano de contas,  conta corrente, histórico bancário, já devem estar cadastradas e consistidas.

Etapa 6 – Gerando a Cobrança Bancária

Após os lançamentos dos títulos no contas a receber, as cobranças bancárias (boletos) devem ser geradas. Para tanto, seleciona-se o tipo de cobrança e o banco e, manualmente, gera-se um boleto bancário, em seguida, gera-se o arquivo remessa para ser enviado ao banco. Diariamente, é feito o retorno dos arquivos de cobrança do banco especificado com a conta corrente atualizada.

Etapa 7 – Contas a Pagar

Junto com o fluxo a receber, o fluxo a pagar é uma das ferramentas fundamentais para as ações financeiras. De modo semelhante aos cadastros do contas a receber, as informações de cadastramento dos demais cadastros (centro de custos, conta corrente, histórico bancário, etc.) já devem estar consistidas.

Etapa 8 – Conta Corrente, Extrato Bancário e Movimentação Bancária

Ao liquidar um título a receber ou a pagar, manual ou automaticamente, o valor movimentado é lançado conforme a operação débito ou crédito na conta bancária designada para receber a movimentação, através da movimentação bancária. Desse modo, o sistema apresentará dois formatos possíveis para a visualização do extrato bancário, o da empresa e o extrato da instituição bancária. Por meio da conciliação bancária, o resultado do saldo bancário será coincidente entre as contas Empresa e Banco.

Etapa 9 – Cadastrando Produtos

Antes do cadastramento dos produtos, inicialmente, devem ser cadastradas as informações sala de estoque, fator de entrada, grupos e subgrupos. Como os produtos devem estar relacionados com os devidos tributos, é extremamente útil já providenciar o cadastramento desses tributos, como ICMS, IPI, PIS, COFINS. Também, os tributos específicos para cada estado (UF). Deve-se, ainda, cadastrar as CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações). Esta é uma etapa trabalhosa, porém, extremamente útil para as emissões das notas fiscais, pois, agiliza, em muito, o processo de faturamento e a emissão dos pedidos de venda. Estas informações podem ser incluídas gradativamente conforme as necessidades operacionais. Lembramos que os tributos estão relacionados com o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul). Para cadastramento dos tributos, acesse CFOP e Classificação Fiscal.

Com as informações dos cadastros acima já consistidas, o produto, propriamente dito, já pode ser cadastrado (NCM, tipo, descrição, unidade, etc.).

Etapa 10 – Pedido de Venda

Uma vez cadastradas as informações dos itens anteriores, o Pedido de Venda está apto para ser utilizado na opção venda e condições de pagamento. Importante: é necessário a elaboração do inventário físico para a definição da posição inicial do estoque. Este inventário é lançado através da movimentação de produto.

Etapa 11 – Emissão da NFe de Produto

Com o pedido de venda lançado e aprovado, a emissão da nota fiscal pode ser realizada. Para a aprovação do pedido de venda, após Pesquisar Pedidos, localize o pedido em questão. Para sua aprovação, localize-o na coluna Ações do Pedido e clique no botão Aprovar Pedido. Com o pedido de venda lançado e aprovado, após Pesquisar Pedidos, localize o pedido em questão. Para a emissão da nota fiscal, localize a coluna Ações da Nota Fiscal e clique no botão Faturar Nota Fiscal. Normalmente, na emissão da NFe, são geradas as informações dos títulos a receber. O sistema gera esses títulos e, automaticamente, registra os mesmos no contas a receber. Importante: além do certificado digital já estar disponibilizado, todas as informações anteriores, também devem estar consistidas e cadastradas, pois fazem parte do pedido de venda.

Etapa 12 – Compras

Este módulo gera o pedido de compra dos produtos. O lançamento é simples e utiliza, praticamente, todas as informações já cadastradas e consistidas anteriormente. Uma vez recebida, conferida e liberada a NFe (danfe e .xml) correspondente à essa compra, os valores financeiros e quantidades especificadas são, automaticamente, lançados como entrada na movimentação de produto e na movimentação do contas a pagar.

Etapa 13 – Produção – Ficha Técnica

O módulo de produção é o responsável pela disponibilização do produto acabado no estoque para a venda. Após consistidas as informações dos produtos, como matéria prima, material de embalagem, etc., o passo seguinte é cadastrar tipo de recurso, especificações e, somente após, deve-se proceder o cadastramento da ficha técnica ou fórmula ou, ainda, descritiva do produto.

Etapa 14 – Ordens de Produção

A emissão das ordens de produção requer o cadastramento prévio das informações de: centro de trabalho, recursos, manutenção, pausa e defeito. Com todas essas informações cadastradas e consistidas, pode-se, então, emitir uma ordem de produção. A ordem de produção, ao ser finalizada, fará a movimentação de entrada dos produtos para a devida atualização do saldo em estoque.